岐阜県で最も住みやすい町の一つとして知られる瑞穂市では、保育所への入所希望について、申請者の入所先の希望を可能な限り叶え、かつ選考結果の早期通知をめざすとともに、担当職員の業務負荷軽減を実現するため、ゲーム理論を応用したAI「Zinrai」を活用した自治体様向け保育業務支援ソフト「MICJET MISALIO」を導入しました。
導入の背景やメリットについて、幼児教育課の皆様にお話を伺いました。

導入経緯

おかげ様で「住みやすい町」「子育てしやすい町」として知られるようになった瑞穂市ですが、ありがたいことに人口増が続く一方、平成29年までは待機児童が発生していた自治体でした。
公私連携による保育施設の設置、小規模保育施設の開所などによって受け入れ枠を増やし、現在では待機児童ゼロを維持していますが、例年その入所選考では膨大な労力がかかっていました。

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具体的な課題について

大きくは3つです。
ひとつは、入所を希望する住民の方への選考結果の通知までに時間がかかることです。
導入前は、例年9月に申し込みをしていただいてから担当総出で選考作業をしても、その結果通知は12月にずれ込むこともありました。

2つ目は申込者全員の希望に沿うことは難しいということ。
申込者の方には3か月もの間、市からの選考結果をお待ちいただき、その結果は第5希望ということもありました。
申込者の方からすれば通知が遅い上に希望通りではないという事ですので、やはり行政への不満も大きくなってしまいますよね。

3つ目は職員たちの業務負荷の増大です。
瑞穂市の人口規模の行政組織だと、ある業務専任の職員はほとんどおらず、何かしら別業務も兼任しています。
そうした別業務もこなしながら、保育所入所選考という住民の方の生活に直結する業務を、数多くの書類と複数基準で公平に迅速に選考しなければならないという重圧がありました。
加えて、コロナ禍で増えてしまった業務もあり、担当職員には大きな業務負荷がかかっていました。

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保育所入所選考システムの検討について

ありがたいことに人口増が続き、その一方、職員の業務は増加していましたので、何らかの対策は取らなければと情報のアンテナは張っていました。 そのひとつとして、AIを使った保育所入所選考システムの存在はかなり早い時期から知ってはいて、実際に大手IT企業さんからのご紹介もありました。 しかしながら「AIの様な先進技術は大都市など多くの選考対象を抱える自治体で導入するもの」という先入観もあり検討していなかったんです。
そんな折、トーテックアメニティさんが本システムを庁舎内のサーバや情報ネットワークを管理する財務情報課に紹介してくれたんです。
財務情報課も幼児教育課の業務負荷を気にかけていましたから、普段から瑞穂市の情報システムを扱っているトーテックアメニティさんへの信頼もあって提案頂くことになりました。
ご提案を聞いてみて、住民の方への行政サービス充実と業務負荷の軽減について、導入メリットがありそうだと感じました。

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選定のポイント

どんなに良いシステムでも、大きな費用がかかったり、導入にあたって手間がかかったり、業務プロセスを大幅に変更しなければならなかったりしたら導入は諦めようと思っていました。
特に新しい仕組みを導入するために業務を増やすことは有り得なかったのですが、トーテックアメニティさんは従来、瑞穂市が入所選考で使っていたエクセルシートをベースとして提案してくれ、私たちは体制や運用を変えることなくそのエクセルシートを渡すのみで導入することができました。
また「大規模自治体向けのシステムでは？」という心配も、トーテックアメニティさんは瑞穂市と同規模の自治体での導入事例もお持ちでしたので安心しました。
稼働後はそうした他自治体での取り組み状況も踏まえ、選考基準の細分化といった改訂などについてもアドバイスをいただいています。
トライアル含め細かな打ち合わせと明確なスケジュール共有を頂いていますし、稼働した後も非常に安心できるサービス体制になっていると思いますよ。
私たち行政職員はITについては分からない事が多いですので「システム導入だけでOK」というわけでなく、行政やそのシステム環境をきちんと理解しているパートナーと組み、稼働後までしっかり伴走してもらうことが重要なのだと思います。

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導入効果について

本システムを利用することで、3か月かかっていた選考結果の取りまとめが1か月短縮でき、その結果通知の郵送対応までの作業をスピーディーに出来る様になりました。このスピードアップには驚きました。

実は今年、第1希望の保育所に入れなかった申込者の入園希望の取り下げが少なくなったんです。
取り下げの減少が通知の早期化の影響なのかは未分析なのですが、仮に第1希望でない場合でも申込者の元に通知が早く届いた事で、保護者さんにその対応を検討頂く時間が出来たのではないかと想像しています。

意外な効果としてはメディアの方に注目頂けたことでしょうか。
AIということもあってか地元紙で大きく取り上げられたことにも驚いたのですが、東海地区の情報TV番組でも特集いただきました。
様々な施策と合わせて住みやすく子育てしやすい瑞穂市としてのアピールにもなった様に思います。

AIの判定の信頼性について

正直なところ、AIを「どこまで信用して良いのか」との疑問もあったんです。
今年は稼働初年度ということでチェックを兼ねてAIと人間、それぞれの判定の照らし合わせを行ったのですが、その結果はほぼ一致しました。
担当者達は「自分たちの判定は間違っていなかったんだ」と、改めて適正な業務への自信を持てた様に思います。
もちろんAIへの信頼性も増しましたので、行政として公平性への担保力としても期待しています。

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保育所入所選考システムの導入を検討している自治体へ

選考結果の通知を早く出せるようになることで、関連業務に余裕ができることのメリットに注目いただきたいです。
業務量が増える一方で人材確保が難しい中、時間的余裕ができればミスも減りますし、他の業務に腰を据えて取り組めるようになります。
瑞穂市では、例えば保育所のクラス編成や職員の手配といった新年度に向けた体制づくりに、いち早く取り組めるようになりました。
時間的余裕が出来たことのありがたさは、私たちも本システムを導入して初めて気づいたことなんですよ。
来年、再来年と、より通知が早くなった時には、どんな効果があるのか期待しています。

担当者より

• 岐阜県 瑞穂市 様

  面積	28.19平方キロメートル
  人口	55,899人（令和4年10月31日現在）
  世帯数	22,794世帯（令和4年10月31日現在）
  市の木	桜
  市の花	アジサイ
  所在地	岐阜県瑞穂市別府1288番地
  URL	https://www.city.mizuho.lg.jp/

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  平成15年に穂積町と巣南町が合併し誕生。 江戸時代には中山道の要所として宿場が置かれ、現代でも近隣都市圏へのアクセスが良く、自然豊かで住みやすい街として人口増が続いています。日本を代表する甘柿の品種「富有柿」発祥の地としても有名です。