業務ごとにサイロ化していたデータの一元管理を実現するために、給食管理ソリューション「きっずランチ」を導入。
データの一元管理に基づく部門間のスピーディーな情報連携と共に、献立作成から食材納入業者向けの支払いまで、学校給食業務全般の効率化が実現しました。

導入の背景

学校給食業務の諸関係先、主には豊橋市学校給食協会さん、各学校の栄養教諭の皆さん、各給食センター、豊橋市保健給食課とは、日々、給食事業に関係する膨大な情報のやり取りをしています。
しかしながら「きっずランチ」導入以前は、学校給食業務の内、献立作成、食数管理、食数から食材見積、発注・支払いといったデータに関して、担当それぞれが管理するエクセル表を使っていました。

例えば、ひとくちに献立作成といっても材料、分量、栄養のバランスを取るのはもちろん、例えば季節的な彩りや地産地消といった国や豊橋市の施策反映、生鮮食品を中心に食材の仕入れ値の変動対応や、その都度の味の確認といった関連業務は多岐に渡ります。
特に栄養教諭の皆さんは調理現場での調理指示や衛生管理に加え、学校での食育推進について中心的な役割を果たすことが求められていることもあり、業務量が増加の一途です。
そうした中で、全ての関係先に共通するデータが個別に管理されていると、時間的・人的な効率を上げることが難しく、一元管理の必要性を感じていました。

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選定から導入まで

新システムの導入では、データの一元管理ができること、スピーディーに情報連携ができることを目指しました。
平成28年8月に新システム導入に向けて検討委員会を立上げ、令和2年7月に公募型プロポーザルを実施、数社から御提案をいただきました。
価格、機能要件等を総合的に評価した結果、トーテックアメニティの提案した「きっずランチ」の導入が決定しました。

「きっずランチ」の良さを活かすため、基本的には、なるべくパッケージ仕様による運用を心がけて導入しました。
しかしながら豊橋市独自のマスターデータも多数あり、標準マスターデータへの移行やカスタマイズにはなかなか苦労したんですよ。
そうした現状に即し、また「きっずランチ」はトーテックアメニティさんのオリジナルパッケージということもあり、柔軟に対応していただけたと思います。

加えて、現場への導入がスムーズに行われるように、マニュアル策定やトレーニング、問い合わせ対応などにも柔軟に対応していただきました。
トーテックアメニティさんと豊橋市は、図書館システムなどの導入・運用を通じてもお付き合いがありますが、そのフットワークの軽さや充実したサポートについては、この「きっずランチ」に限らず大いに助かっていますね。

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導入後の評価

従来とは大きく変わったこと、そして一番評価できることは、データが一元化されたことによる業務の効率化ですね。
「きっずランチ」導入の一番の目標が達成できました。
入力したデータを自動ですぐに共有できるようになりましたので、例えばスケジュールに従い期日までに担当者が、食数といったデータさえ間違えて入力しなければ、食材発注、調理、提供、支払いまで、スムーズに業務を展開できるようになりました。

「きっずランチ」は、その開発の途中で、学校給食業務に直に関わっておられる管理栄養士さんや栄養教諭さんの声が反映されていると伺っています。そうした現場の声が反映されたシステムであるからこそ、より工数の削減や効率化につながっているのでしょう。

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トーテックアメニティに期待すること

給食管理システムに限らず、他の組織や団体などがどのようなシステム運営を行っているかといった情報提供は、今後も継続していただきたいところです。
プロポーザルの時期は、ちょうど新型コロナウィルス拡散し、その対応が急がれていた頃で、各社からのプレゼンテーションは動画の提出をいただきました。導入・稼働後もトーテックアメニティさんにはWeb会議などITツールを用いて情報共有や問い合わせ対応を行っていただいています。

先日、インボイス制度へのシステム対応について、久しぶりに諸関係先が一堂に会する機会があり、その場にもトーテックアメニティさんの「きっずランチ」専任SEさんお二人に同席いただきました。
専任SEさん達ですので学校給食業務への御理解も深く、大変頼りにしているのですが、そうした機会で関係先全員の思いや声を聴くと、システムへの反映も更に良い形で進む様に思います。 ITによる効率化と他での良い事例、現場の声と掛け合わせ、より豊橋市に合ったシステムの提案を積極的に展開してほしいですね。

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担当者より

• 豊橋市 教育部 保健給食課 様

  担当事務	児童・生徒・教職員の健康診断、学校事故災害給付、学校給食の管理・運営
  所在地	愛知県豊橋市今橋町1番地 (豊橋市役所 東館11階)
  給食提供	小学校52校、中学校22校、特別支援学校1校の計75校、約34,000食 （2023年現在／1日あたり）
  給食センター ：調理食数	南部学校給食センター：約7,700食／北部学校給食センター：約9,900食 東部学校給食センター：約4,300食／曙学校給食センター：約11,600食
  URL	https://www.city.toyohashi.lg.jp/3222.htm
  YouTube	「とよはし学校給食チャンネル」https://www.youtube.com/@user-ux3kn5xc7f