刈谷市様では、保健センター職員の業務負荷を軽減すると共に、より良い住民サービスを実現するため、健康管理システムとして「健康かるて」を導入しました。
今回、その導入の経緯やそのメリットについてお話を伺いました。

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導入の経緯

刈谷市では健康管理システムを専用システムから汎用的なオープン系に移行するという方針のもと、公募型プロポーザルを実施しました。
数社に御提案をいただいた結果、トーテックアメニティさんに「健康かるて」を導入いただく事に決定しました。
導入実績が豊富である事、導入後の運用支援の体制や対応がしっかりしている事など、評価のポイントはいくつかあるのですが、実はプロポーザルの評価点数自体は競合した他社さんと僅差だったんです。

選定のポイント

トーテックアメニティさんに選定したポイントは2つありました。
1つは、プレゼンテーションを行ったSEさんの説明がとても分かりやすかったことです。
元々、「健康かるて」専任でキャリア豊富なSEさんが担当することは伺っていたのですが、刈谷市の情報政策課と共に「このSEさんが担当してくれるならトーテックアメニティさんに依頼したい」となりました。
もう1つは、保健センター職員の漠然とした要望を親身に聞いてくださり、カタチにしてくれることへの期待でした。
システムを使う職員達は必ずしもパソコンが得意というわけではありませんし、システムへの疑問や要望をどうやって伝えたら良いか迷う場面も、トーテックアメニティさんの親身な対応や雰囲気は、とても信頼できるものでした。

結果、「健康かるて」の標準的な運用を大きく変えることもなく、スムーズに導入できました。
トーテックアメニティさんは、刈谷市の給食管理システムといった他のシステムについても長年の実績をお持ちですし、「健康かるて」構築後の運用保守についても安心して継続的にお願いしています。

業務に合わせた柔軟なカスタマイズ

標準的な機能に加えて、大きなカスタマイズを1つお願いしました。それは「指示書」の作成・管理機能です。
例えば、職員が住民の方からお問い合わせの電話を受けた後、その職員がお問い合わせ内容に全て対応する事は難しい場面があります。
そこで、お問い合わせ内容に関係する業務事項や対応履歴などを記載する「指示書」を作成することにしました。指示書を職員間で共有する事で、関係する職員達が戸惑うことなく対応を引き継ぐことができると考え、「健康かるて」で指示書の作成と管理が出来る様に要望しました。
要望は職員達から聞き取った「こんな感じの指示書が欲しい」というイメージをExcelで作成し、それをSEさんに実装していただいたことで叶いました。
この機能のおかげで、目的であった問い合わせ対応の効率化や人的ミスの削減ができましたし、必要書類の郵送確認といった日常的な事務作業の分散化も簡単にできるようになりました。

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刈谷市独自の運用に対する対応

刈谷市では2世帯3世代住宅が比較的多いことに加え、企業本社や工場が多いことで同規模の他自治体に比べて転出入数が多いという事情もあり、子を世帯に紐づけるのではなく、母と子を紐付けてシステム管理できるようにしています。

こうしたシステム管理について、どこまでペーパーレス化するのかしないのか、その切り分けには苦労したんです。
例えば、職員がご家族とお子さんについてやり取りしたきめ細かい記録は、お子さんの成長に合わせて役に立つ場面が非常に多いんですよ。そこで紙の方が使い勝手が良い文書は紙のまま残し、システム化した業務内容についても注釈や覚え書きを書き込めるような機能を追加していただきました。

刈谷市では新型コロナワクチン接種の予診票をOCRで読み取り「健康かるて」に紐付ける形でデータ化しています。
どんな予防接種でも接種履歴は必ず残すものですから、予診票についてもデータ化は必要になるだろうと見越し、かなり早いうちからデータ化に取り組んでいました。
トーテックアメニティさんには、そうした緊急的な仕組みの整備についても素早く対応していただいています。 こうした要望やそこに至る背景を私たちと同じ目線でくみ取り、柔軟に対応していただける企業姿勢は大変好感が持てます。

「自治体システム標準化」に向けて

2025年に予定されている「自治体システム標準化」は、健康管理システムも対象になっています。
トーテックアメニティさんにはいっそうの情報提供やより良い御提案を期待しています。

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担当者より

• 刈谷市保健センター 様

  所在地	刈谷市若松町3丁目8番地2（刈谷市総合健康センター1階）
  施設	鉄筋コンクリート造 3階建
  開館時間	午前8時30分～午後5時15分
  休館日	土曜日・日曜日、国民の祝日・休日、年末年始（12月29日～翌1月3日）
  駐車台数	128台
  URL	https:www.city.kariya.lg.jp/shisetsu/fukushikenko/1005519.html

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  愛知県のほぼ中央に位置する刈谷市は、古くは刈谷城の城下町として栄え、現在は自動車関連企業の本社や工場が数多く立地しています。
  美しい自然環境も守られ、将来都市像「人が輝く　安心快適な産業文化都市」の実現を目指しています。