紙カルテから電子カルテに移行することになった理由

最も大きな理由は、多くの職員が紙カルテによる業務に限界を感じていたことです。
例えばカルテは複数の部署で回覧・使用するため、お恥ずかしながら紙カルテの所在が一時不明になったり、多忙な中で医師による専門用語や外国語での手書きでの紙カルテ記載は、別書式への転記やレセプト業務といった関連システムへの情報入力時に、かなりの手間を要したりしていました。
結果的に、診察や検査時に患者さんを長くお待たせする原因ともなっていたのです。
このような状況を改善し、業務の効率化を図る必要がありました。
また、一般的な医療機関での電子カルテ導入が進む中で、電子カルテ未導入の医療機関については保険収載が認められなくなるのではと、その将来的な可能性も考慮しました。
業務改善だけでなく、病院経営を継続していく上でも不可欠な決断だったのです。

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「HOPE Cloud Chart Ⅱ」を選択した理由

※文中のトーテックアメニティは、以後「トーテック」

理由の1つは、20年以上にわたり当院の医事会計システムの運用・保守を担当しているトーテックへの深い信頼を挙げることができます。
当院の置かれている状況や課題、業務の流れなども熟知しており、今回の紙カルテから電子カルテへの移行もトーテックの提案ならスムーズに進められると判断しました。
もう1つは、当院が利用している現在の医事会計システム「HOPE SX-S」が、「HOPE Cloud ChartⅡ」と同じ富士通のシステムだったためです。
同じメーカーのシステムなら、データ連携や移行も行いやすいのではと考えました。
もちろんトーテックから「HOPE Cloud ChartⅡ」について、富士通が長年のHOPEシリーズで培った医療システムの知見が反映されており、「HOPE SX-S」との連携も考慮されていると説明を受けていたことも大きいです。

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導入効果について

課題として挙げた、紙カルテの保管・運用に費やされていた時間が大幅に削減されました。
必要な時に端末からカルテが閲覧できますので、患者さんの診察・検査での待ち時間が明らかに短縮され、患者さんからも喜ばれています。
事務スタッフの業務負荷も大幅に軽減され、例えば、毎月のレセプト業務にかかる時間は従来の約3分の1にまで短縮されています。
その結果、月末月初には当然の様に休日出勤対応を行っていたのも必要最小限になり、ワークライフバランスへの良い効果ともなりました。
また、当院はベテラン職員たちが担当業務以外の事務にも精通しているのですが、紙カルテ時代には、例えば一般的には医師が行うべき事務作業について、職員が先回りの様な対応を行っていたケースも散見されました。
こうしたアナログ対応は良い面も多々あるのですが、業務の責任所在が不明確になりがちです。
そうした中で、電子カルテは担当の業務区分が明確化され、1人1人がプロフェッショナルとして担当業務を事務手続きとしても完了させるという責任感を向上させることにもつながりました。

トーテックの営業担当やSEへの評価について

とにかく良くやっていただいています。
どのような事柄にも一生懸命で、長年に渡る密接なコミュニケーションを通じたサポート体制が、ベテランの方から若手の方まで確立されていると思います。
当院の各部門からの要望を取りまとめ、運用を試行錯誤し、パッケージ製品でありながら当院の業務スタイルに合うようにアレンジやカスタマイズを行っていただきました。
当院として初めての電子カルテ導入で不安も抵抗感もありましたが、トーテックの伴走支援的なスタンスを多くの職員が心強く感じていたと思います。

稼働後の問合せや不具合などへの対応も、根気強く丁寧に、そして何より迅速に対応してくれています。
困った時にいつでも頼れる安心感は、24時間365日稼働している当院の医療体制を支える上で必要不可欠です。

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電子カルテの導入で見えてきた課題について

シェーマ（図）を簡単に書き込めることは紙カルテの良さの1つですが、電子カルテでは慣れの問題もあり、かなり手間のかかる作業となっています。
また当院が注力している訪問診療では、そのパフォーマンスが落ちてしまっています。
紙カルテであれば、患者さんからお話を聞きながら片手で紙カルテに記入といったことが簡単にできましたが、電子カルテにつながるノートパソコンとなると、そう簡単にいきませんよね。
入力は両手を使いますし、外出先で入力するための時間と場所も確保しなければならないためです。

新しいシステムへの抵抗感は、使い慣れていくことで解消されつつありますが、タッチパネル操作など、より直感的で使いやすいインターフェースが利用できるようになれば良いなと考えています。
中小規模の病院にとっては、電子カルテに限らずIT機器の導入費用や運用コストは依然として高いハードルで、医療機器に比べれば導入の優先順位は低くなるものです。
より良い機器や機能と分かっていても、予算的な制約から導入を見送るという場合もありますので、コスト軽減や最適化、補助金の活用といった情報提供は、引き続きお願いしていきたいです。

当院は地域密着型の病院ですから、当院が近くにあって良かったと住民の方に思っていただけるように、より一層の医療サービス向上に努めていきたいと考えています。
トーテックには、今後も地域医療を支える当院のパートナーとして、知恵と技術を提供していただきたいと期待しています。

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担当者より

• 医療法人 山和会 山口病院 様

  住所	愛知県名古屋市南区加福本通3-28
  URL	https://www.yamaguchi-hp.jp/

  昭和34年の開設以来、「家族を想う気持ちを大切にしたい」という理念のもと、名古屋市南区エリアに密着した医療を提供しています。
  24時間365日体制で地域住民の方が安心して利用できる救急医療を実践し、「二次救急指定病院」としても長年の実績を誇ります。
  「地域包括ケア」システム推進にも積極的に取り組み、「在宅療養支援病院」として、患者さんが住み慣れた地域や御自宅で過ごせるよう、医療・介護・生活支援の連携体制を強化しています。

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