HOPE SX-Tを導入した経緯

※文中のトーテックアメニティは、以後「トーテック」

当院の医療事務システムについては、1992年の開院以来、同じシステムを使い続けていました。
システム自体はとてもシンプルで使いやすいものでしたし、安定して運用できていましたから、特に不満はありませんでした。
しかしながら、そのシステムを納入した会社の担当者の退職を機に、当院が受けていた保守・サポートが途切れてしまったんです。
引継ぎが不明確で、システムのメーカーさんの代表番号に問い合わせてみたものの担当部署まで辿りつけなかったり、問い合わせ窓口から対応回答を頂くのに時間がかかったり。
リモートによるサポートも上手く通信がつながらず、ソフトウェアのアップデートがきちんとなされないために「会計が合わない」といった状況が続いていました。
ちょうどコロナ禍と重なり、医療事務サイドでも煩雑かつ特例作業が激増した時期です。
このような状況が続くなら、静岡にしっかりとしたサポート拠点をもつ会社さんを通じて、医療事務システム自体を入れ替えた方が良いのではと要望が上がりました。

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トーテックの営業・SE対応

そのころ、同じ法人グループの病院が電子カルテの入れ替えを検討しており、トーテックの静岡営業所がコンペに参加したそうです。
それで当院にもトーテックの営業さんがご挨拶にお見えになったのですが、思い返せばタイミングが良かったのですね。
お見えになった営業さんは、まだまだキャリアの浅い方だと伺ったものの、とにかくフットワークが軽くて。積極的に提案をしてくれましたし、問い合わせへの回答も速かったため、非常に好感が持てました。
そうした様々なお話をする中で、当院の医療事務システムの御相談をし、コンペにも参加いただくことになりました。
当院の期待通り、今回のHOPE SX-Tの提案書や見積書もすぐに提出いただけました。
採用の決め手は、トーテックのサポート力や対応力が大きな要因だったと思います。
もちろん、導入が決まってからは営業担当だけではなく、SEの対応も良かったですよ。
ITに限らず様々な事業者とお付き合いしていく中で、当院では当院からの問い合わせや連絡にすぐに応えてくれること、お互いにオープンに話ができること、積極的に情報提供をしてくれることなどを、お取引の重要なポイントだと考えています。

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医療事務に精通したトーテックSEの手厚いフォロー

HOPE SX-Tそのものについては、デモンストレーション時の第一印象は「画面が見やすい」でした。
また富士通製品ということで、導入実績も豊富でしたから、システムの信頼度は高いと考えました。

ただ、以前のシステムがシンプルでしたので、「当院でHOPE SX-Tを使いこなせるのか」と少し不安を持っていたのです。
その不安を解消いただいているのが、トーテックのSEさんたちです。
SEさんたちは静岡でなく名古屋本社の方々だったのですが、医療事務出身のSEさんが担当してくれたため、私たちの業務の流れや医療事務用語についての捉え違いが少なく、システム移行に伴う私たちの不安をすくい上げてくれました。
また、診療報酬制度についてトーテックの社内講師を務めているSEさんも来てくれましたので、他院での医療事務の良い運用事例を教えていただいたり、診療報酬改定の内容確認といったシステム運用以上のお尋ねもしたりした程、頼らせていただきました。
導入時は1週間ほどの間、皆さんが毎日顔を出してくださり、スムーズに旧システムから新システムに移行することができました。
合わせて、医療事務に関する様々なアドバイスをいただき、大変感謝しています。

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稼働後のサポート体制について

HOPE SX-Tが稼働して半年ほど経ちましたが、入力作業などはかなり慣れてきました。
また処方箋の入力など、業務自体も色々と楽になりました。特にメモ機能が良いですね。
注意書きなどをメモに残しておくことができるのですが、画面を切り替えてもメモは同じ場所に表示され続けますので、レセプトチェックなどの際に重宝しています。

一方で、帳票関係はまだ不安があります。
例えば、以前と同様の書式でレセプト出力を希望した場合、どのように調整すれば正しく出力できるのかといった内容で、HOPE SX-Tを使い始めてから見えてきた課題ですね。
HOPE SX-Tをきちんと設定できれば解決するとは思うので、自分たちで調べて不明点をトーテックに聞いています。
トーテックは営業・SEに限らず、電話サポートの方もすぐに調べてくださり、翌日には回答をいただけたり、他の対応方法を提案してくれたりしてくれますので、本当に頼りにしています。

診療報酬の改定やソフトウェアのアップデートの際には、CDと一緒に画面キャプチャ付きの手順書を同封してくださっているので、ITに不慣れな私たちでも無理なく対応できていますよ。
ただ、やはり大きなタイミングでは、当院まで訪問サポートをしてくれるとありがたいです。
実際に私たちの隣で一緒にHOPE SX-Tの画面を見ながらサポートをいただけると、私たちも質問や相談もしやすいですし理解も進みますので、今後もそうした手厚いサポートを期待しています。

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担当者より

• 医療法人社団 清明会 静岡富沢病院 様

  住所	静岡県静岡市葵区富沢792番地の1
  診療科	内科・リハビリテーション科
  病床数	232床（特別室6床、個室4床、他222床）
  従業員数	183名（令和6年8月1日現在）
  URL	http://tonzawa.godream.ne.jp

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静岡市の山間地、藁科川沿いの豊かな自然に囲まれた医療療養型病院として、1992（平成4）年に開設されました。
特定機能病院や一般病院とは異なり、慢性型疾患などで長期の入院が必要な方のために療養型病床を整備した病院です。
「人と地域が共に生き支え合う医療」「患者様やご家族の心に寄り添った医療」をモットーに、安心・安全な環境の中、質の高い看護、介護、リハビリテーションの提供を心がけています。