介護給付適正化事業の取り組みについて

渋谷区では、介護給付の適正化に向けて、いくつかの方法を組み合わせながら取り組んでいます。
大きく分けると、面談方式のケアプラン点検と、ヒアリングシートを活用した点検の2本立てです。
面談方式のケアプラン点検は年5回、実施しています。
1回あたりの面談件数は多くはありませんが、直接お話をしながら確認できる点が大きなメリットだと感じています。
それに加えて、トリトンモニターから出力されるヒアリングシートを用いた点検を定期的に行っています。
こちらは原則2か月に1回のペースで、対象となる事業所へ一斉にヒアリングシートを送付しています。

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トリトンモニターの活用シーンについて

ヒアリングシートを用いた点検は、以前は全てを郵送で行っていました。
ヒアリングシートを印刷して、折って、封入して、返信用封筒を用意して…と、事務作業の負担が非常に大きかったです。
また郵送では重さの制限から一度に送れる件数にも限界があり、作業負担の大きさと共に、年間で150件程度の点検が最大数でした。

2025年度からトリトンモニターとケア倶楽部を活用して電子送付に切り替えてからは、業務が大きく変わりました。
印刷や郵送にかかる手間やコストがほぼなくなり、事務負担はかなり軽減されたと感じています。
その結果、1回あたり50〜60件程度まで送付件数を増やすことができ、より広い範囲で点検ができるようになりました。
返信についても、Excel形式での電子ファイル提出をお願いすることで、確認作業が非常に楽になりました。
最初の頃は、事業所が記入したExcel表を紙に印刷して、それをFAXでいただくこともありましたが、説明を重ねることで徐々に電子送付・返信が定着し、現在ではほぼ100％電子回収を維持できています。
ケア倶楽部のお知らせ機能についても定期的に活用しています。
特定事業所集中減算の届出など、定期的に周知が必要な内容を掲載しているのですが、実際に届出がきちんと提出されている状況を見ると、必要な情報が対象事業所にしっかりと伝わっているという手応えがあります。

ヒアリングシートを多くの事業所へ送付することは、渋谷区として単に実績として点検件数を増やしたかったわけではありません。
事業所の皆さんに「今月も区から調査が来た」と意識していただくこと自体に意味があると考えています。
量を確保することで、ケアプランの内容を見直すきっかけになれば、結果的に質の向上につながるのではないか、という狙いです。
特に効果を感じたのが、軽度者申請に関するヒアリングシートです。
要介護1や要支援1の方が福祉用具をレンタルする場合、本来は慎重な判断が必要ですが、これまであまり意識されていなかった面もありました。
そこで、このテーマに絞って集中的にヒアリングシートを送付したところ、地域包括支援センターや事業所において、利用者の福祉用具のレンタルの必要性をより精査するようになった様です。
結果として軽度者申請の件数は143件から56件と大幅に減少し、数字としても成果が見える形になりました。
申請が減少した分、地域包括支援センターや事業所の事務作業も削減され、利用者へ別のより良い福祉サービスのご紹介も可能になりましたし、もちろん渋谷区としても、より適正な介護給付へと近づきました。

トリトンモニターを導入していなかった場合の課題

もしトリトンモニターがなかったら、今のような運用は難しかったと思います。
国保連から提供されるデータのみを使い、対象者を抽出し、根拠を持って説明し、そのための資料を作成するのは非常に工数がかかるためです。
また郵送中心の運用のままであれば送付件数自体が限られるため、地域包括支援センターや事業所と行政側の担当者のここまでの意識づけや成果は得られなかったのではないかと感じています。
福祉行政の課題の1つである「給付費の適正化」という点でも、見えない部分が多かったと思います。

電子化したことで事務作業が非常に楽になり、その分、ヒアリングシートの送付件数を増やすことができました。
結果として、区の適正化にも効果が現れてきていると実感しています。

トリトンの課題と今後の展望

※文中のトーテックアメニティは、以後「トーテック」

一方で、トリトンモニターに対する要望もあります。
正直なところ、最初は操作画面の「どこを押せば何が出るのか」が分かりにくく、慣れるまでは電話で問い合わせることも多かったです。
ただトーテックの運用支援によって解決し、区が要望した帳票の作成や操作支援なども対応いただきました。
機能自体は充実しているので、実務に即した形で「この資料を出したいときは、こう操作する」という画面付きの事例集やマニュアルを更に準備いただけると、さらに担当者は使いやすくなると思いますので、ご対応を期待しています！
ヒアリングシートの電子送付は、今後も引き続き継続していきたいと考えています。
また、年度ごとの申請数や給付費といった比較や推移が分かる資料など、区の計画策定や給付分析に活用できる帳票も、さらに活用していきたいですね。

トリトンモニターは、使えば使うほど「こんなこともできるんだ」と気づきがあるシステムです。
これからもトーテックの運用支援を通じて、より実務に合った使い方を一緒に見つけていくことで、より良い福祉行政につながればと思っています。

担当者より

• 渋谷区役所 介護保険課 様

  渋谷区は東京都の東に位置し、23区ある特別区区域の西南部の中心です。
  渋谷駅や原宿駅周辺は、ファッション関係の店舗や巨大ビルが次々につくられる一方で、区の中心部には明治神宮・代々木公園という大きな緑地があります。
  新宿御苑の一部を加えると、15.11平方キロメートルある区面積全体の10分の1は、意外にも緑地が占めています。
  平成28年10月、渋谷区の未来像を「ちがいを ちからに 変える街。渋谷区」とする新たな基本構想を、区議会の議決を得て策定しました。
  介護保険課は福祉部に属し、介護保険制度や不服審査、介護相談や事故報告、介護保険事業計画に関すること、及び介護保険に係る施策の企画、調整及び推進を担当しています。

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  渋谷区公式ホームページ
  https://www.city.shibuya.tokyo.jp/